Gemäss Art. 327b Abs. 1 OR sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber die üblichen Aufwendungen für den Betrieb und Unterhalt des Privatautos bzw. Privatfahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Gemäss Art. 327b Abs. 2 OR sind zudem die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs, ebenfalls nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit, zu vergüten.
Die Bestimmung von Art. 327 Abs. 1 OR ist relativ zwingend (Art. 362 OR). Das bedeutet das davon nur zugunsten der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers abgewichen werden darf. Art. 327 Abs. 2 OR ist hingegen dispositives Recht, so dass hier durch den Arbeitgeber auch auf eine Entschädigung verzichtet werden kann.
Je nach Unternehmen können verschiedene Vergütungsmodelle für Fahrzeugentschädigungen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Anwendung kommen. Arbeitgeber regeln das Thema einheitlich, i.d.R. in gesonderten Spesenreglementen.
Der Vorteil in der Praxis ist, dass betreffend Betriebskosten von Autos, sowohl bezogen auf pro km als auch pro Jahr, relativ gutes und objektives Datenmaterial für praktisch alle Fahrzeugmodelle existiert. Deshalb können «übliche» Aufwendungen für (angemessene) Fahrzeugtypen einfach und objektiv ermittelt und im Arbeitsvertrag bzw. vor allem in Spesenreglementen klar festgelegt werden.
Einverständnis des Arbeitgebers
In jedem Fall muss die Benützung des privaten Fahrzeugs durch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber erfolgen. Eine ausdrückliche Weisung des Arbeitgebers ist hingegen nicht erforderlich. Eine stillschweigende Zustimmung, welche u.a. durch Duldung oder Bezahlung von Auslagen für das Fahrzeug erfolgen kann, genügt.
Wegen der COVID-19 Pandemie dürften viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dennoch bei geschäftlichen Reisen auf das Privatfahrzeug ausgewichen sein. Wegen der immer noch bestehenden COVID-19 Erkrankungen dürfte dies auch so bleiben. Hier kann sich aus den besonderen Umständen, der Arbeitgeber ist ja dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verpflichtet, auch bei einer Weisung des Arbeitgebers zugunsten des öffentlichen Verkehrs eine Entschädigungspflicht betreffend der privaten Fahrzeugkosten ergeben. Es kann sich auch die Frage stellen, ob Weisungen bezüglich des öffentlichen Verkehrs des Arbeitgebers überhaupt noch Bestand haben können in Zeiten vom Coronavirus.
Kostenpositionen des Privatfahrzeugs
Gemäss Art. 327b Abs. 1 OR muss der Arbeitgeber die üblichen Betriebs- und Unterhaltskosten für Geschäftsfahrten tragen. In die Kategorie der üblichen Betriebskosten gehören u.a. die Aufwände für Bezin, Öl und Reifen. Zu den üblichen Unterhaltskosten zählen u.a. die Kosten für Service und Reparaturen sowie Garage oder Privatparkplatz.
Gemäss Art. 327 Abs. 2 OR muss der Arbeitgeber auch die Kosten für öffentliche Abgaben, hier geht es um die Motorfahrzeugsteuer, sowie die Kosten für Haftpflichtversicherung und Amortisation vergüten. Eine Beteilung an einer allfälligen Kasko-Versicherung ist nicht durch das Gesetz vorgeschrieben. Durch Vereinbarung kann dieser Teil des Auslagenersatzes für Privatfahrzeuge zugunsten des Arbeitgebers wegbedungen werden.
Proportionale Beteiligung nach Gebrauch für die Arbeit
Eine Beitragspflicht des Arbeitgebers besteht nur nach der Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit. Die Kosten des Privatfahrzeugs müssen proportional, i.d.R. nach Kilometern, nach dem Gebrauch für die Arbeit und dem privaten Gebrauch aufgeteilt werden.
Der Arbeitsweg bzw. die Fahrt der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers vom Wohnort an den Arbeitsort ist als Privatfahrt zu werden. Das entspricht dem Grundsatz, dass der Arbeitsweg nicht zur Arbeitszeit gehört.
In der arbeitsrechtlichen Praxis kommen auch monatliche Pauschalen vor, unabhängig von der durch die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer gefahrenen Kilometerzahl.
Autor: Boris Etter, lic.iur. HSG, Rechtsanwalt, LL.M., LL.M., www.jobanwalt.ch